1.1 Poczta harcerska jest zespołem harcerek, harcerzy, instruktorek, instruktorów i działaczy ZHP przy drużynie, kręgu, klubie, szczepie, hufcu lub chorągwi, liczącym minimum trzy osoby, który:

• realizuje zadania wychowawcze Związku Harcerstwa Polskiego,
• popularyzuje działalność poczty,
• rozwija zainteresowania kolekcjonerskie i zdolności plastyczne.

1.2 Poczty harcerskie działają zgodnie ze Statutem ZHP w oparciu o zasady działania poczt harcerskich.

2.1 Pocztę harcerską ZHP i jej naczelnika powołuje i zatwierdza oraz rozwiązuje i zwalnia rozkazem komendant hufca lub chorągwi ZHP z własnej inicjatywy lub na wniosek:

• drużynowego
• komendanta szczepu
• przewodniczącego lub komendanta kręgu instruktorskiego.

      Decyzja o powołaniu poczty harcerskiej i zatwierdzeniu jej naczelnika podawana jest w rozkazie komendanta hufca/ chorągwi ZHP.

2.2 Decyzja o powołaniu poczty harcerskiej podlega zgłoszeniu do Naczelnictwa Poczt Harcerskich w terminie jednego miesiąca od ogłoszenia w rozkazie. We wniosku o rejestrację należy podać:

• wyciąg z rozkazu komendanta, który ją powołał,
• imię, nazwisko, stopień, datę urodzenia, zawód i adres naczelnika tej poczty.

      Naczelnik poczt harcerskich ZHP na podstawie zgłoszenia dokonuje rejestru i wydaje świadectwo rejestracji, uprawniające do prowadzenia działalności.

2.3 Poczta harcerska posiada nazwę zawierającą miejscowość, w której działa, np. Poczta harcerska 22 im. S. Pułaskiego, Pionki.
Swój numer i nazwę poczta harcerska uwidacznia na swoich wydawnictwach.

2.4 Poczta harcerska używa pieczęci nagłówkowej zawierającej jej nazwę i jednostkę organizacyjną, przy której działa np.:

ZWIĄZEK HARCERSTWA POLSKIEGO
Hufiec Chełm
Krąg Instruktorski "Cichociemni"
Poczta Harcerska - 8
ul. Piłsudskiego 16 22-100 Chełm

      Rejestr pieczęci poczt harcerskich prowadzi właściwa komenda harcerska.

2.5 Członkowie poczt harcerskich ZHP jako oznakę specjalności noszą metalowy znaczek z symbolem trąbki pocztowej z wpisaną wewnątrz lilijką harcerską z literami PH. Znaczek ten nosi się na prawej kieszeni munduru harcerskiego.

3.1 Poczta harcerska powinna wypełniać zadania wychowawcze i organizacyjne ZHP poprzez:

• propagowanie przy pomocy własnych wydawnictw, inicjatyw programowych, wydarzeń, obchodów świąt, rocznic i imprez harcerskich oraz państwowych,
• poznawanie historii ZHP i poczt harcerskich ze szczególnym uwzględnieniem Harcerskiej Poczty Powstańczej 1944 r.,
• umożliwianie harcerzom wykonywania zadań wynikających ze zdobywania stopni, sprawności, uwzględniających specyfikę poczt harcerskich,
• poznawanie i propagowanie działań i historii Poczty Polskiej,
• pomoc w świadczeniu usług Poczty Polskiej,
• propagowanie kolekcjonerstwa, filatelistyki, organizowanie wystaw i pokazów,
• wymianę doświadczeń wydawniczych, informacji o technikach druku, nowych walorach pocztowych itp.

4.1 Poczta harcerska uzyskuje prawo emisji swoich wydawnictw z dniem otrzymania zezwolenia Naczelnictwa Poczt Harcerskich na prowadzenie działalności.

4.2 Poczta harcerska może wydawać:

• stemple i datowniki okolicznościowe, wyłącznie w kolorze zielonym,
• znaczki, arkusiki i bloczki,
• koperty i karty okolicznościowe.

4.3 Poczta Harcerska może być inicjatorem emisji następujących wydawnictw Poczty Polskiej za porozumieniem z Naczelnictwem Poczt Harcerskich ZHP:

• datowników okolicznościowych,
• druku tematycznych kart Poczty Polskiej,
• znaczków Poczty Polskiej.

4.4 Wydawnictwa poczty harcerskiej muszą zawierać jej nazwę i numer, a za estetykę i treść odpowiada naczelnik danej poczty.

4.5 Nakład wydawnictw nie może być mniejszy niż 200 szt., a roczna liczba wydawnictw nie może być większa niż 12.

4.6 W przypadku odstępstw od pkt. 4.5. wymagana jest każdorazowo uprzednia zgoda Naczelnictwa Poczt Harcerskich ZHP.

4.7 Naczelnik PH jest zobowiązany prowadzić rejestr wydawnictw PH oraz książkę finansową wraz z dokumentami finansowymi i kronikę.

4.8 Poczta harcerska zobowiązana jest do regularnego przesyłania swoich wydawnictw w celach archiwalnych wraz z ustaloną metryczką oraz rocznego sprawozdania do Naczelnictwa Poczt Harcerskich do 31 marca każdego roku.

4.9 Zgodnie z regulaminem poczty harcerskiej w dyspozycji poczty harcerskiej jest wyłącznie lewa połowa karty lub koperty.

5.1 Nadzór nad pracą Naczelnictwa Poczt Harcerskich w imieniu Naczelnika ZHP prowadzi kierownik Wydziału Specjalności GK ZHP.

5.2 Do kierowania specjalistyczną działalnością poczt harcerskich Naczelnik ZHP upoważnia:

• 1. Ogólnopolski Zlot Poczt Harcerskich ZHP,
• 2. Naczelnika Poczt Harcerskich,
• 3. Naczelnictwo Poczt Harcerskich ZHP działające w ramach Wydziału Specjalności GK ZHP.

5.3 Ogólnopolski Zlot Poczt Harcerskich ZHP odbywa się co dwa lata.

• gospodarzem Zlotu jest jedna z aktywnie działających PH.
• w Zlocie mają prawo brać udział wszystkie poczty harcerskie wpisane do dnia rozpoczęcia Zlotu do rejestru poczt harcerskich.
• każda uczestnicząca w Zlocie delegacja poczty harcerskiej dysponuje jednym głosem, jeżeli zaliczono jej służbę za ostatni rok.
• w skład Naczelnictwa może być wybrany pełnoprawny instruktor ZHP lub harcerz starszy będący naczelnikiem jednej z poczt.

5.4 Ogólnopolski Zlot Poczt Harcerskich:

• przyjmuje uchwałę w sprawie ogólnych kierunków działania poczt harcerskich,
• rozpatruje sprawozdanie Naczelnictwa Poczt Harcerskich ZHP z mijającej kadencji,
• wybiera 3-osobowe Naczelnictwo Poczt Harcerskich, które wyłania spośród siebie naczelnika, zastępcę i sekretarza,
• uchwala propozycje zmian w Zasadach działania poczt harcerskich.

5.5 Naczelnictwo Poczt Harcerskich składa się z Naczelnika Poczt Harcerskich ZHP, jego zastępcy i sekretarza. Naczelnictwo PH zbiera się, co najmniej raz na kwartał.

5.6 Naczelnik Poczt Harcerskich:

• podlega kierownikowi Wydziału Specjalności GK ZHP,
• reprezentuje bieżące interesy poczt harcerskich,
• współpracuje z Polskim Związkiem Filatelistycznym i Ministerstwem Łączności w sferze działania poczty harcerskiej,
• utrzymuje stały kontakt z Naczelnictwem Poczt Harcerskich ZHP, konsultując wszystkie ważniejsze decyzje,
• odpowiada za pracę Naczelnictwa PH w okresie między Zlotami.

5.7 Naczelnictwo Poczt Harcerskich:

• kontroluje realizację uchwały . Zlotu oraz przestrzeganie zasad działania przez poszczególne poczty harcerskie,
• prowadzi szkolenie instruktorów poczt harcerskich oraz podejmuje działania w celu zapoznania innych instruktorów ZHP z działalnością poczt harcerskich dla pozyskania sympatyków poczt oraz zachęcania nowych poczt harcerskich,
• prowadzi wpisy i skreślenia w rejestrze poczt harcerskich,
• koordynuje obsługę centralnych imprez przez poczty harcerskie,
• prowadzi informacje o działalności poczt harcerskich oraz wymianę wydawnictw,
• inicjuje i upowszechnia ciekawe rozwiązania programowo-metodyczne dotyczące działalności PH,
• zalicza raz w roku służbę pocztom harcerskim na podstawie kryteriów, przyjętych w roku poprzednim przez Naczelnictwo PH i podanym do wiadomości wszystkim pocztom,
• do prac w Naczelnictwie Naczelnik doprasza każdorazowo innych dwóch naczelników PH,
• organizuje plebiscyty na najładniejsze wydawnictwa PH,
• wydaje i kolportuje wydawnictwo "Komunikaty Naczelnictwa PH".

5.8 Naczelnictwo Poczt Harcerskich ZHP zatwierdza i podaje do wiadomości rozkazem Naczelnik ZHP. Naczelnik Poczt Harcerskich jest instruktorem Wydziału Specjalności GK ZHP.

6.1. Gospodarka finansowa poczt harcerskich powinna być zgodna z obowiązującymi w ZHP instrukcjami finansowymi, w szczególności z Instrukcją o działalności finansowo-gospodarczej drużyny.

6.2. Poczta harcerska jest samowystarczająca finansowo, a jej działalność finansowa jest oparta na zasadach oszczędności i racjonalnej gospodarki.

6.3. Wydawnictwa poczty harcerskiej nie zawierają wartości nominalnej.

6.4. Wydawnictwa poczty harcerskiej mogą być rozprowadzane odpłatnie.

6.5. Pocztę harcerską obowiązuje prowadzenie rozliczenia samodzielnie w Książce finansowej drużyny. Działalność finansowa PH podlega kontroli przez właściwą komendę harcerską (co najmniej raz w roku).

6.6. Za korzystanie ze stempli PH pobieranie opłat jest nie dozwolone.

6.7. Poczta harcerska zobowiązana jest do prowadzenia dokumentacji ilościowo-wartościowej poszczególnych swoich wydawnictw.

6.8. Koszty działalności Naczelnictwa Poczt Harcerskich pokrywa GK ZHP zgodnie z zatwierdzonym preliminarzem na kolejny rok, w ramach budżetu nadzorującego wydziału.

7.1 Prawo rozwiązania poczty harcerskiej nie spełniającej swoich zadań przysługuje właściwej komendzie harcerskiej, która powołała pocztę, po konsultacji z Naczelnictwem Poczt Harcerskich.

7.2 Decyzję o rozwiązaniu poczty harcerskiej należy niezwłocznie przekazać Naczelnictwu Poczt Harcerskich.

7.3 Za przejęcie majątku, dokumentacji i pieczęci odpowiada komenda rozwiązująca pocztę harcerską, przekazując jednocześnie archiwum wydawnictw do Naczelnictwa Poczt Harcerskich.

7.4 Nieprzestrzeganie niniejszych Zasad oraz brak jej aktywności może spowodować odwołanie naczelnika danej poczty lub jej rozwiązanie.

7.5 Pomocniczą częścią niniejszych zasad jest Poradnik PH.

Podajemy wzór ewidencji ilościowo-wartościowej wydawnictw. Ten system nie jest obowiązujący, o ile komuś odpowiada inny, który odzwierciedla przejrzyście ruchy materiałów, może prowadzić go według swojego sposobu. Ten jest prowadzony w zeszycie paginowanym i przesznurowanym, dla każdego wzoru oddzielnie.

Można również rubryki przychodu, rozchodu i stanu podzielić i w pierwszej kolejności wpisywać liczbę, a w następnej wartość.